1. 個人情報の取り扱いに対する当法人の基本姿勢

当法人は、個人情報保護方針を宣言するとともに、当法人の従業者、その他関係者に周知徹底させて実行し、改善・維持して参ります。また、個人情報の取得に当たっては、適法かつ公正な手段によって行い、不正な方法によって取得しないことはもちろん、個人情報の主体である本人に対し個人情報を与えることの任意性及び当該情報を与えなかった場合に本人に生じる結果を通知いたします。

2. 個人情報の利用目的に関する事項

当法人は、お客さま等の個人情報を以下の目的で利用いたします。この他の利用目的で個人情報を利用する場合には、個人情報を取得するときに、その利用目的とお問い合わせ先を明示します。 なお、これらの利用目的の範囲を超えてお客さまの個人情報を利用する場合は、改めて利用目的をお知らせし、同意を得ることとします。ただし、取得状況からみて利用目的が明らかであると認められる場合は除きます。

• (1) 当法人が保有する保有個人データの利用目的
  • ① 当法人とご契約いただいている法人ご担当者さまの情報
    お客さまとの契約の履行、契約管理のため
  • ② 当法人の従業者と名刺交換させていただいた方の個人情報
    ビジネス上のご連絡、ご挨拶のため
  • ③ 当法人へのお問い合わせ情報
    お客さまからのお問い合わせについてご回答、ご連絡するため
  • ④ 当法人従業者の個人情報
    人事労務管理、給与管理、業務遂行管理、社会保険その他関係法令に基づく手続きを行うため
  • ⑤ 当法人採用応募者の個人情報
    採用応募者とのご連絡、応募管理および本人確認のため
• (2) その他個人情報の利用目的
  • ① 業務の受託によりお客さまからお預かりした個人情報
    官公庁への手続き代行、給与計算、人事労務相談、その他付帯関連する一切の社会保険労務士法に基づく受託業務のため

3. 個人情報の第三者への非開示・非提供

当法人が保有する個人情報は下記の場合を除いては、原則として第三者に開示または提供致しません。

1. (1) お客さま本人の同意がある場合
2. (2) 法令に基づく場合
3. (3) 人の生命、身体又は財産の保護のために必要であって、お客さま本人の同意を得ることが困難である場合
4. (4) お振込み等、金融機関との間で個人情報を交換する場合（金融機関の口座番号の正当性を確認するため）

4. 当法人が取り扱う個人情報の安全対策

• (1) 当法人は個人情報の漏えい、滅失及びき損を防止するため、合理的な安全対策を講じるとともに、必要な是正措置を講じます。ただし、不正なアクセスを防止する絶対的な技術が存在しないことをご了解ください。
• (2) 当法人の従業者に対して個人情報保護のための教育を定期的に行います。

5. 個人データの安全管理

当社は、個人データの安全管理のために以下の措置を講じています。

• (1) 基本方針の策定
  ・個人データの適正な取扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「質問及び苦情処理の窓口」等についての基本方針を策定しています。
• (2) 個人データの取扱いに係る規律の整備
  ・個人データの取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等を行う場合の基本的な取扱方法を定めた社内規程を策定し、運用手順を整備しています。
• (3) 組織的安全管理措置
  ・個人データの取扱いに関する管理責任者を設置し、取扱方法に従って個人データが取り扱われていることを責任者が確認しています。
  ・法令や取扱規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の管理責任者への報告連絡体制を整備しています。
• (4) 人的安全管理措置
  ・個人データの取扱いに関する留意事項について、全従業者に継続的かつ定期的な教育・訓練を実施しています。
  ・個人データについての秘密保持に関する事項を就業規則に記載し、入社時に従業者から誓約書を取っています。
• (5) 物理的安全管理措置
  ・個人データを取り扱う区域における従業者の入退室管理を実施しています。
  ・個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事務所内の移動を含め、個人データを取り扱う機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人データが判明しないよう措置を実施しています。
• (6) 技術的安全管理措置
  ・個人データを取り扱うことができる機器等及び個人データを取り扱う担当者を限定し、個人データへの不要なアクセスを防止しています。
  ・個人データを取り扱う機器等を外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。

6. 個人情報の委託

当法人は、原則として、業務の目的を達成するために遂行上必要な場合を除いては、個人情報の委託は行いません。業務の遂行上必要な場合には、委託先へ守秘契約等を取り交わし、個人情報の適正な管理を実施しています。

7. 開示等の請求等に応じる手続

当法人は、お客さまの保有個人データ、第三者提供記録及び利用目的について、本人またはその代理人から、開示・変更・削除・利用停止・第三者提供の停止等の求めがあった場合、開示・通知を請求することができます。またその結果、必要な場合は訂正、追加又は削除を求めることができます。保有個人データ又は第三者提供記録の開示は、電子メール等の電磁的記録の提供、書面の交付、その他当社が定める方法のうち、ユーザー様ご指定の方法により対応します（当該方法が多額の費用を要する場合やその他の当該方法による開示が困難である場合にあっては書面の交付による方法とさせていただきます）。具体的な方法については、個別にご案内しますので、下記(3)お問い合わせ先までご連絡ください。

• (1) 手続き

  ① 開示等の請求等の申し出先

  〒151-0051 東京都渋谷区千駄ヶ谷5−15−6
  社会保険労務士法人 あい事務所　個人情報保護管理者 佐野雅和
  ＜連絡先＞
  電話 03-5315-0446（平日9:00～17:30 / 土日・祝日、年末年始及び当法人休日を除く）

  ② 開示等の請求等に際して提出していただく書類

  ご請求は、郵送・電話・電子メールの送信によってご連絡ください。ご請求内容確認後、折り返し当法人指定の請求書（開示請求書）をお送りしますので、所定事項をご記入のうえお送りください。その際、請求者又は代理人がご本人であること、また代理人が代理権を有することを当法人所定の方法により確認させていただきます。なお、電話・電子メールによって取得した個人情報の本人からのご請求の場合は、同手段にてご本人であることを確認いたします。
  ＜本人確認書類＞
  運転免許証（お手数でも本籍地の記載がある場合は、消してください。）、パスポート、健康保険証、年金手帳等の公的書類のコピーを添付してください。

  • ※ 代理人の方が請求する場合は、当法人指定の委任状（実印の捺印されたもの）、本人の印鑑証明書を一緒に同封してください。

  ③ 開示等の請求等に対する回答方法

  申請書に記載された申請者のご連絡先に回答いたします。

  ④ 開示等の請求等によって取得した個人情報の利用目的

  開示等の請求等によって取得した個人情報は、開示等の請求等に対応するために必要な範囲で取り扱います。提出書類は、開示等の求めに対する回答が終了した後、1年間保存し、その後廃棄させていただきます。

  ⑤ 不開示事由について

  下記（a）から（g）に該当する場合、また当該保有個人データが存在しないとき、又は法令等の定めに基づき本人が請求した方法による開示が困難である場合は、不開示とさせていただきます。不開示を決定した場合は、その旨理由を付記して通知いたします。

  • (a) 請求書に記載された住所、本人確認書類に記載されている住所、当法人に登録されている住所が一致しない等、本人確認ができない場合
  • (b) 代理人による申請に際して、代理権が確認できない場合
  • (c) 所定の請求書類に不備があった場合
  • (d) 開示等の請求等の対象が保有個人データに該当しない場合（当法人が受託した業務で開示等の権限のない個人情報等）
  • (e) 本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
  • (f) 当法人の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
  • (g) 法令に違反することとなる場合

• (2) 手数料等
  当法人への手数料はいただきませんが、請求者にかかる切手代、電話代等のすべての費用はご負担いただきます。
• (3) お問い合わせ
  お問い合わせは、下記までご連絡ください。
• 個人情報の取扱い及び苦情・相談に関するお問い合わせ先
• 社会保険労務士法人 あい事務所
• 〒151-0051　　東京都渋谷区千駄ヶ谷5−15−6
• 個人情報保護管理者 佐野雅和
• 電話 03-5315-0446　（平日9:00～17:30 / 土日・祝日、年末年始及び当法人休日を除く）

8. 保有個人データの取扱いに関する苦情・相談について

当法人の保有個人データの取扱いに関する苦情・相談につきましては、上記7(3)の「お問い合わせ先」までお寄せください。

9. 当法人が所属する認定個人情報団体について

当法人が所属する認定個人情報保護団体の名称及び、苦情の解決の申出先は以下の通りです。

• 個人情報の保護に関する法律に従い当法人が所属する認定個人情報保護団体
• 名称：一般財団法人日本情報経済社会推進協会
  苦情解決の申し出先：認定個人情報保護団体事務局
• 〒106-0032　東京都港区六本木1-9-9　六本木ファーストビル12F
• 電話 03-5860-7565
• フリーダイアル 0120-700-779